Відповідно до Трудового кодексу, про відпустку за вимогою працівник повинен повідомити до початку робочого дня. Однак багато компаній у власних трудових розпорядка передбачають можливість повідомити про відпустку в інший час — наприклад, за годину після початку робочого дня.
Тому кожному працівнику, який приступає до роботи, варто роз’яснити форму та час подачі відпустки за потребою.
Відповідно до статті 8 Трудового кодексу Польщі, відпустка за вимогою не може завдавати шкоди роботодавцю і не може бути наданою, якщо працівник давно знав про бажання отримати вихідний у певний день. Таким чином, відпустка за вимогою не може бути використана у той день, щодо якого роботодавець відмовив у наданні звичайної відпустки. Відпустка за вимогою не може бути використана також, наприклад, для проведення страйку.
І навіть якщо роботодавець зазвичай погоджується надати відпустку за вимогою, право на її отримання ще не означає, що роботодавець неодмінно змушений її надавати.
Люди, які вперше стають до праці, часто вважають відпустку за вимогою додатковою відпусткою, яку, якщо її не використати, працівник втратить. Новачкам, які вперше оформляють відпустку, варто пояснити, як працюють усі види відпусток, або ж розмістити цю інформацію в інтернеті чи в програмі навчання, призначеній для наймолодших працівників.
Співробітники побоюються, що відпустка за першою вимогою покаже брак відданості та лояльності працівника і це керівництво погано оцінить. Такі думки пояснюються:
Працівники вважають, що якщо таку інформацію вносять до трудової книжки, це означає, що працівник вчинив щось неналежне.
Більшість працівників повідомляють про відпустку за вимогою, коли є потреба залагодити виняткові ситуації: раптову хворобу та нездужання, проблеми з дитиною чи домашнім улюбленцем.
Однак не обов’язково треба мати вагому причину, щоб взяти відпустку за вимогою. Причини такої відпустки пояснювати не потрібно. Кодекс праці не зобов'язує працівника розповідати, чому він хоче піти у відпустку, а роботодавець не має права запитувати про це.